Zanikaniu zmian w ograniczeniach związanych z pandemią, towarzyszy ponowne zapełnianie się powierzchni biurowych. Proces ten nie przebiega jednak tak, jak życzyliby sobie tego niektórzy pracodawcy. Nie każdy zespół chce pracować stacjonarnie. Wiele osób oczekuje możliwości wykonywania zadań cały czas w modelu zdalnym lub hybrydowym. Jak zachęcić pracowników do powrotu do biura? Między innymi przez zaoferowanie im komfortowo zaaranżowanej przestrzeni.
Kwestia, jak zachęcić pracowników do powrotu do biura i przeprowadzić ten proces bez zakłóceń, to aktualny problem organizacji. Okazuje się bowiem, że u wielu osób przejście z modelu zdalnego lub hybrydowego na stacjonarny wywołuje opór. Tymczasem są takie obszary i zadania, w których bezpośredni kontakt zarówno z zespołem, jak i klientami daje lepsze efekty i przekłada się na większe korzyści dla firmy. Dlatego stopniowo, ale zdecydowanie postulowany jest powrót do biura.
Praca z domu ma wiele zalet, do których przyzwyczailiśmy się przez lata trwającej pandemii. Oszczędność czasu i pieniędzy na dojazdy, swoboda w łączeniu pracy zawodowej i obowiązków rodzinnych, a w niektórych przypadkach – możliwość działania z każdego miejsca w kraju i na świecie. Wariant home office stał się atutem zatrudnienia. Pracownicy, którym odbiera się opcję zdalną, często rozważają zmianę, istnieje więc ryzyko, że odejdą z firmy. Aplikujący z kolei, biorą pod uwagę, czy firma oferuje taki model, jeszcze zanim przystąpią do rekrutacji.
Z drugiej strony to samo doświadczenie przekonało nas, że są ciemne strony pracy poza biurem. Istotną wadę stanowi trudność w oddzieleniu życia prywatnego i zawodowego, czas wykonywania zadań potrafi rozciągnąć się na cały dzień, długie godziny spędzane przed ekranem bez możliwości bezpośrednich interakcji są nużące, a nawet niekorzystne dla zdrowia. Brak kontaktu z innymi pracownikami wpływa też na integrację, ogranicza komunikację, odbiera możliwość nawiązania naturalnych więzi i osłabia kulturę organizacyjną firmy.
Dotychczasowe praktyki i pandemiczne modele funkcjonowania firm zdecydowanie wymagają wprowadzenia poprawek i dostosowania do aktualnej sytuacji, ale też dopasowania do oczekiwań ludzi. Żeby zachęcić pracowników do powrotu do biura, należy wziąć pod uwagę ich potrzeby i zapewnić to, czego nie mogą uzyskać w przestrzeni domowej. Komfort, bezpieczeństwo i well-being stają się ważniejsze niż kiedykolwiek wcześniej – dla pracownika, ale też pracodawcy, który chce zatrzymać ludzi w firmie.
Nowy model i środowisko pracy atrakcyjne z punktu widzenia pracownika jeszcze bardziej stawiają na work-life balance. W praktyce oznacza to elastyczne podejście zarówno do czasu wykonywania zadań stacjonarnie, jak i aranżowanej przestrzeni biurowej. Jeżeli możliwe jest utrzymanie wariantu hybrydowego czy rotacyjnego, nie warto z niego w pełni rezygnować, rynek pracownika wymusza na firmach tę elastyczność.
Poza postulowanym modelem częściowej pracy zdalnej, organizacje starają się także przyciągać ofertą benefitów, rozbudowanymi systemami kafeteryjnymi, które dają możliwość wyboru odpowiadających pracownikom usług i produktów. Benefity pozafinansowe obejmują znacznie więcej niż tradycyjną opiekę medyczną i abonament sportowy, oferują także wsparcie psychologiczne, rozrywkę czy opcje dla rodzin.
Zasadnicze znaczenie w procesie powrotu do biura ma jednak fizyczne otoczenie – powierzchnia biurowa, w której pracownik czuje się dobrze, działa efektywnie, która sprzyja zarówno wykonywaniu codziennych zadań, płynnej komunikacji, ale też nawiązywaniu relacji ze współpracownikami. Integracja była przecież obszarem, który w pandemii ucierpiał najbardziej i istotną potrzebą, naprzeciw której powinni wyjść pracodawcy. Nowoczesne biuro to także biuro zdrowe, spełniające wysokie wymagania, często potwierdzone odpowiednimi certyfikatami. Reanżacja biura staje się często elementem strategii przeprowadzania powrotu po pracy zdalnej.
Refresh powierzchni najlepiej przeprowadzić jeszcze zanim fizycznie pojawią się w nim pracownicy. Jednak czas na zmiany jest zawsze i jeśli pojawią się skuteczne sposoby ich wprowadzenia warto z nich skorzystać. Do powrotu do biura zachęci sama odnowiona aranżacja. Dobre wzornictwo, atrakcyjne otoczenie sprawi, że przebywające w nim osoby poczują się komfortowo, więc praca będzie przebiegać w lepszej atmosferze.
Domowe, przytulne przestrzenie, w których funkcjonalności się przenikają, są bardzo pożądane w erze postpandemicznej. Sofy i fotele to strefy służące zarówno pracy, jak i relaksacji w przerwie od pracy. Pomieszczenia socjalne – służą jedzeniu posiłków i integracji, ale też wymianie pomysłów związanych z bieżącymi projektami. Odchodzimy od formalnego kształtu biura wspartego ergonomią: w surowych wnętrzach pojawiają się kolory, designerskie dodatki i żywa roślinność. Ta ostatnia ma niebagatelny wpływ na samopoczucie – psychiczne i fizyczne.
Reorganizacja powierzchni biurowej, której celem jest powrót pracowników do biura, nie tylko ma wywoływać pozytywny odbiór. Ale też faktycznie wpływać na dobrostan ludzi w aspekcie zdrowotnym. Stąd nowoczesne projekty uwzględniają maksymalne doświetlenie biur światłem słonecznym przez zastosowanie wielkogabarytowych przeszkleń i naturalne materiały wykończeniowe. Wysoka jakość powietrza i optymalna wilgotność to kolejny czynnik, mający realny wpływ na samopoczucie ludzi. Duża ilość żywych roślin gwarantuje – poza lepszą jakością powietrza i regulacją wilgotności – zaspokojenie ważnej potrzeby człowieka: kontaktu z przyrodą. Biuro skoncentrowane na potrzebach przebywających w nim ludzi sprawia, że ich użytkownikom pracuje się lepiej, są efektywniejsi, bardziej kreatywni. W takim miejscu po prostu chce się pracować, sprzyja ono działaniu zarówno w skupieniu – które często trudno osiągnąć w warunkach domowych, jak i pracy w zespole.
Żywa roślinność to bardzo wdzięczne narzędzie w rękach inwestorów, którzy zmieniają przestrzeń, aby ułatwić pracownikom powrót do biura. Po pierwsze rośliny możemy wykorzystać na każdym etapie – projektowania budynku, wykańczania powierzchni czy rearanżacji. Po drugie systemy wertykalne pozwalają na wprowadzenie dużej ilości roślin, nawet na mniejszych metrażach, ponieważ nie tracimy przestrzeni w podłodze, ale wykorzystujemy powierzchni pionowych. Mobilne meble z roślinami mają lekką, a jednocześnie wytrzymałą konstrukcję, doskonale nadają się więc do projektów elastycznych, w których wyposażenie może zmieniać swoje lokalizacje, gdy jest to konieczne. Ten sam mebel wykorzystamy w charakterze ścianki działowej w open space, w gabinecie, jak i do zaaranżowania strefy wypoczynku, holu, recepcji.
W kontekście powrotu pracowników do biur, warto podkreślić, że rośliny są nie tylko sposobem na realizację atrakcyjnych projektów architektonicznych, ale pozwalają sprostać standardom certyfikacji. A te są wyraźnym sygnałem dla użytkowników biura, że przebywają w otoczeniu korzystnym dla ich zdrowia i że pracodawca jest uważny na well-being kadry. Sporą popularnością cieszą się już certyfikaty BREEAM oraz LEED, ale rośnie też zainteresowanie certyfikacją WELL. Skupia się ona na kształtowaniu przestrzeni korzystnej dla pracowników. Wśród podstawowych wymagań niezbędnych do osiągnięcia celów wellbeingowych i uzyskania certyfikatu znajdują się bowiem: odpowiednia wentylacja, oczyszczanie powietrza, duża ilość światła naturalnego, kontakt z przyrodą oraz odpowiednie rozwiązania akustyczne. Chociaż powoli zapominamy o trudnym okresie pandemii, doświadczenia te trwale zmieniły podejście do troski o zdrowie. Zapewnienie poczucia bezpieczeństwa w tym zakresie to także nowy standard biura oraz sposób na przyciągniecie pracowników i przekonanie ich do modelu stacjonarnego.
ul. Kolejowa 15/17
01-217 Warszawa, Polska
