Jak zapewnić pracownikom bezpieczny, komfortowy powrót do biura?

Zagrożenie epidemiczne wciąż rzutuje na naszą codzienność, a sytuacja globalnego kryzysu wymusza wdrażanie koniecznych zmian w zasadzie w każdym obszarze naszego życia, nie wyłączając środowiska pracy. Co można zrobić, żeby zapewnić pracownikom bezpieczny powrót do biur? Jakie środki zaradcze wprowadzić i jak przeorganizować przestrzeń, aby zadbać o komfort psychiczny i fizyczny pracujących w niej osób?

Niezbędne minimum to za mało

Obowiązek zapewnienia komfortu pracy spoczywa na pracodawcy. Ludzie powinni czuć się w biurze jak u siebie w domu, ze szczególnym naciskiem na poczucie bezpieczeństwa. Jest to istotne zwłaszcza teraz, po długich tygodniach narodowej kwarantanny, kiedy poczucie zagrożenia jeszcze nie minęło, a działalność gospodarcza powoli wraca na dawne tory. Niewykluczone, że następny rok lub dwa spędzimy w warunkach podwyższonego reżimu sanitarnego, a piętno ciągłego widma epidemii odciśnie się na naszej rzeczywistości już na stałe. Po doświadczeniu globalnej pandemii bezpieczne warunki pracy staną się z pewnością kluczowym aspektem przy wyborze miejsca zatrudnienia – zwłaszcza, że naukowcy nie wykluczają kolejnych kłopotów z wirusami już po uporaniu się z obecnym kryzysem. Z perspektywy pracodawcy inwestycja we wskazane obszary wydaje się nieunikniona.

Żeby pracownicy wrócili do biur z poczuciem komfortu, a przy tym funkcjonowali możliwie efektywnie, należy zadbać o każdy detal. Niezbędne minimum to wprowadzenie środków ochrony sanitarnej: zadbanie o obecność płynów do dezynfekcji w estetycznych, bezdotykowych podajnikach, regularne wietrzenie i odkażanie pomieszczeń, zapewnienie zwiększonego odstępu pomiędzy pracownikami. Oprócz wprowadzenia koniecznych środków zaradczych warto pójść o krok dalej i podjąć wysiłek przemodelowania biurowej aranżacji, co pozwoli zmaksymalizować efekty prowadzonych działań i umożliwi funkcjonowanie zespołów rozproszonych.

Wdrażanie nowych rozwiązań przy zachowaniu przyjaznego charakteru miejsca pracy

Podstawowym aranżacyjnym celem pracodawcy powinno być zoptymalizowanie miejsca pracy pod kątem obostrzeń sanitarnych; jednocześnie biuro powinno pozostać przestrzenią przyjazną, estetyczną i generalnie zachęcającą do przebywania na jej obszarze. Nie jest to wcale takie proste; łatwo jest uderzyć w szpitalno-laboratoryjny ton i osiągnąć tym samym chłodny, dystansujący efekt, który jedynie spotęguje poziom stresu u pracowników.

Na dobry początek należy wyznaczyć łatwo dostępne miejsca na dozowniki płynów odkażających, wdrożyć bezdotykowe rozwiązania (system automatycznej kontroli temperatury oraz system rozpoznawania twarzy będą z pewnością rozchwytywanymi narzędziami w najbliższych latach), a także zadbać o odpowiednie zakomunikowanie wdrożonych procedur. Tablice informacyjne powinny być estetyczne, umiejętnie wkomponowane w przestrzeń i najlepiej oparte o projekt spójny z firmową identyfikacją wizualną. Chcąc systematycznie dezynfekować pomieszczenie, należy najpierw upewnić się, czy klimatyzacja i wentylacja działają bez zarzutu i czy przypadkiem same nie nadają się do gruntownej dezynfekcji. Dobrze by było obrać bardziej wyrafinowaną metodę informowania o aktualnym stanie sanitarnym pomieszczeń od tej, jaką wszyscy znamy z toalet na stacjach benzynowych. Być może pomocna byłaby biurowa aplikacja, która zapewni dostęp do informacji na temat stanu środowiska pracy w czasie rzeczywistym?

Funkcjonalna aranżacja to podstawa – w wydzielaniu przestrzeni pomogą zielone ściany

Social distancing to jeden z filarów bezpieczeństwa w czasach zarazy, ale też furtka do podniesienia komfortu pracy poprzez zapewnienie pracownikom pożądanej formy prywatności. Poszczególne stanowiska powinny być rozplanowane z zachowaniem stosownych odległości – wbrew pozorom można to osiągnąć bez przeprowadzki do większego biura. Wystarczy, że część pracowników skorzysta z opcji home office, a pozostałe biurka zostaną odseparowane w umiejętny i atrakcyjny wizualnie sposób. Pomóc mogą tutaj niezawodne rośliny, których rola w well-beingu pracowników jest zresztą nie do przecenienia.

Ciekawą aranżację biura umożliwią zielone ściany z roślin z linii 4Nature Basic, zwykle montowane właśnie na szafkach i przy biurkach. Pozwolą one umiejętnie wydzielić przestrzeń i rozbić skupiska ludzkie w open space'ach na mniejsze grupy. Naturalnie rozproszeni pracownicy, oprócz zwiększonego poczucia bezpieczeństwa i prywatności, zanotują poprawę komfortu pracy także na innych płaszczyznach. Rośliny będą nawilżać i oczyszczać powietrze (wiele gatunków, w tym skrzydłokwiat, zielistka Sternberga czy Dracena compacta Janet, wykazuje właściwości detoksykujące), wpłyną pozytywnie na akustykę pomieszczeń, a przede wszystkim zredukują stres i polepszą samopoczucie pracowników. Korzyści dla zdrowia psychicznego i fizycznego będą tutaj szły w parze ze wzrostem ich efektywności i kreatywności. Meble z wbudowanym ogrodem wertykalnym i automatycznym systemem nawadniania są dostępne w dziewięciu rozmiarach i dziesięciu opcjach, dzięki czemu bez problemu wpasują się w przestrzeń danego biura; można je wykorzystać jako ścianki działowe albo jako mobilne ścianki przesuwne. Według badań przeprowadzonych na nasze zlecenie przez PLGBC i Politechnikę Śląską w 2019 roku aż 86% pracowników biurowych dostrzega pozytywny wpływ obecności roślin na komfort pracy. Warto wykorzystać tę informację, przygotowując swoje biuro właśnie pod kątem zwiększonego komfortu i bezpieczeństwa własnych zasobów kadrowych.

Przemyślany design pomoże uporać się z nowymi wyzwaniami

Przed pracodawcami pojawiło się wiele nowych wyzwań, także w kwestii aranżacji przestrzeni biurowej. Aspekty techniczne są tutaj równie istotne jak design, który wywiera bezpośredni wpływ na naszą percepcję, zadowolenie i poziom samopoczucia. Dbałość o estetykę i czytelność komunikatów, usprawniona dezynfekcja i rozwiązania bezdotykowe, a także wertykalne ogrody ułatwiające dystansowanie pomiędzy pracownikami to tylko przykładowe rozwiązania problemów, z jakimi zmagają się dzisiaj właściciele wielu firm. Warto przyjrzeć się chociażby salom konferencyjnym, które będą pozostawały w użyciu częściej niż kiedykolwiek wcześniej, a w których również przyda się zieleń pełniąca istotną funkcję użytkową.